Zasady dotyczące wyjazdów zagranicznych reguluje Zarządzenie nr 33 Rektora UJ z dnia 1 kwietnia 2020r.
Od 1 stycznia 2021 r. zgodnie z Komunikatem nr 35 Prorektora UJ ds. współpracy międzynarodowej pracownicy, osoby zatrudnione w UJ na podstawie umowy cywilnoprawnej oraz doktoranci kształcący się w szkołach doktorskich zobligowani są do składania wniosków wyjazdowych wyłącznie za pośrednictwem Portalu Informacyjnego.
Szczegółowa procedura składania elektronicznych wniosków wyjazdowych znajduje się na stronie Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych oraz w formie prezentacji.
WAŻNE INFORMACJE:
- Złożenie wniosku wyjazdowego osób zatrudnionych w Uniwersytecie Jagiellońskim na podstawie umów cywilno-prawnych jest możliwe wyłącznie przy jednoczesnym braku innych statusów wyjeżdzającego (pracownik, doktorant, student). W przypadku posiadania oprócz statusu zatrudnienia na podstwie umowy cywilno-prawnej statusu pracownika, doktoranta lub studenta należy postępować zgodnie z Zarządzeniem nr 54 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 26 maja 2021 roku.
- W celu otrzymania zaliczki przed wyjazdem wniosek należy złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem (min. 10 dni).
- Wszystkie zmian wysokości wydatków i źródeł finansowania wyjazdu będą realizowane po powrocie.
- Ostateczny termin złożenia wniosku przez osobę wyjeżdżającą to dzień przed rozpoczęciem podróży.
- Nie ma konieczności drukowania elektronicznej wersji wniosku wyjazdowego.
- Jeżeli istnieje konieczność dokonania płatności na podstawie przedpłaty, wówczas należy utworzyć w systemie SAP żądanie zaliczki (transakcja F-47) z powołaniem się na numer i pozycję rezerwacji środków automatycznie wygenerowanej przez system do wniosku wyjazdowego.
- Wszystkie faktury związane z wyjazdem mogą zostać wprowadzone do systemu SAP (transakcja FV60) po ostatecznym zatwierdzeniu wniosku wyjazdowego. W opisie dokumentu papierowego należy powołać się na numer i pozycję rezerwacji środków automatycznie wygenerowanej przez system do wniosku wyjazdowego.
- Osoby uwzględniające na wniosku wyjazdowym koszt wykonania testu w kierunku Covid - 19 proszone są o dołączenie w formie pdf informacji ze strony internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych, że negatywny wynik testu obecności wirusa SARS-CoV-2 jest wymogiem wjazdu na terytorium danego kraju lub tranzytu pomimo przyjęcia pełnego cyklu szczepień przeciwko covid-19.
Wsparcia technicznego w zakresie obsługi aplikacji udziela:
Centrum Rozwoju Systemów Zintegrowanych
tel.: 12 663 5006, 12 663 5007
e-mail: sapiens.finanse@uj.edu.pl
Wsparcia merytorycznego w zakresie obsługi aplikacji udziela
Dział Współpracy Międzynarodowej
Katarzyna Dziwirek, tel. 12 663 1229 katarzyna.dziwirek@uj.edu.pl
Agnieszka Gzyl, tel. 12 663 3036 agnieszka.gzyl@uj.edu.pl
Joanna Kliś, tel. 12 663 1475 joanna.klis@uj.edu.pl
Dorota Słowik, tel. 12 663 1104 dorota.slowik@uj.edu.pl
Najczęściej pojawiające się problemy i sposoby ich rozwiązania można znaleźć w części Pytania i odpowiedzi
Procedura uzyskania uprawnień do określonego źródła finansowania.
Procedura uzyskania dostępu do Portalu Informacyjnego dla doktorantów szkół doktorskich.
- Grupy osób nie wymienione w Komunikacie nr 35 Prorektora UJ ds. współpracy międzynarowej składają wnioski wyjazdowe o wyjazd zagraniczny w formie papierowej. Wzory aktualnie obowiązujących wniosków wyjazdowych stanowią załączniki do Zarządzenia nr 33 Rektora UJ z dnia 01.04.2020 r.
- Wniosek wyjazdowy dla studentów, wykonawców lub uczestników w projektach, doktorantów (nie będących uczestnikami szkół doktorskich);
- Wniosek wyjazdowy dla pracowników (składany wyłącznie w przypadku problemów technicznych związanych z uzupełnianiem elektronicznej wersji wniosku, zgłoszonych w DWM)
Do wniosku należy dołączyć:
- zaproszenie (list, fax, e-mail) określające zakres świadczeń zapewnianych przez stronę przyjmującą lub
- program konferencji/kongresu wraz z tytułem zgłoszonego referatu/plakatu
- osoby wyjeżdżające w ramach wymiany bilateralnej dołączają potwierdzenie przyjęcia na uczelnię partnerską, wystawione przez DWM (wyjazdy w ramach wymiany bilateralnej realizowane są na podstawie wcześniejszych kwalifikacji)
- oświadczenie o wyjeździe:
Uprzejmie prosimy o wypełnienie wniosku wyjazdowego komputerowo.
WAŻNE INFORMACJE
- Złożenie wniosku wyjazdowego osób zatrudnionych w Uniwersytecie Jagiellońskim na podstawie umów cywilno-prawnych jest możliwe wyłącznie przy jednoczesnym braku innych statusów wyjeżdzającego (pracownik, doktorant, student). W przypadku posiadania oprócz statusu zatrudnienia na podstwie umowy cywilno-prawnej statusu pracownika, doktoranta lub studenta należy postępować zgodnie z Zarządzeniem nr 54 Rektora Uniwersytetu Jagiellońskiego z dnia 26 maja 2021 roku.
- W celu otrzymania zaliczki przed wyjazdem wniosek należy złożyć z odpowiednim wyprzedzeniem (min. 10 dni).
- W przypadku kiedy wniosek wpłynie do DWM na mniej niż 10 dni przed wyjazdem środki nie będą wypłacane, a rozliczenie wyjazdu następuje po powrocie.
- Wszystkie pisma dotyczące zmian wysokości wydatków i źródeł finansowania wyjazdu będą realizowane po powrocie.
- Osoby uwzględniające na wniosku wyjazdowym koszt wykonania testu w kierunku Covid-19 proszone są o dołączenie wydruku ze strony internetowej Ministerwa Spraw Zagranicznych z informacją, że negatywny wynik testu obecności wirusa SARS-CoV-2 jest wymogiem wjazdu na terytorium danego kraju lub tranzytu pomimo przyjęcia pełnego cyklu szczepień przeciwko Covid-19.
W celu zapewnienia bezpieczeństwa danych osobowych, weryfikacji tożsamości oraz zgodnie z przyjętymi regulacjami, w tym przepisami RODO wnioskach wyjazdowych oraz wszelkiej innej korespondencji i dokumentacji jako adres mailowy do kontaktu należy wskazać adres poczty elektronicznej w domenie @uj.edu.pl Posiadanie konta pocztowego w systemie Centralnej Poczty Elektronicznej wynika z przyjętych przez Uniwersytet Jagielloński dróg komunikacji z pracownikami, studentami, doktorantami i innymi osobami powiązanymi z UJ oraz z zewnętrznymi podmiotami.