Dział Współpracy Międzynarodowej

Wymiana bilateralna pracowników i doktorantów UJ to wymiana przewidziana i realizowana na zasadach wzajemności w ramach porozumień o współpracy naukowej, które Uniwersytet Jagielloński zawarł z instytucjami zagranicznymi na szczeblu ogólnouczelnianym, wydziałowym i instytutowym.

Dział Współpracy Międzynarodowej UJ koordynuje i obsługuje stronę administracyjno-finansową wymiany pracowników i doktorantów z uczelniami partnerskimi w ramach porozumień bilateralnych szczebla ogólnouczelnianego oraz prowadzi elektroniczną bazę wszystkich porozumień bilateralnych. Porozumienia określają roczne limity wyjazdów, ich długość i charakter oraz dziedziny wymiany.

Wymiana bilateralna obejmuje wyjazdy krótkoterminowe (do 30 dni) i wyjazdy długoterminowe (do jednego roku) zgodnie z zapisami poszczególnych porozumień bilateralnych.

Cel wyjazdów krótkoterminowych pracowników i doktorantów: badania naukowe, kwerenda, konsultacje, nawiązanie współpracy, przygotowanie nowego projektu/programu, udział w konferencji/seminarium/szkole letniej, wygłoszenie wykładu/cyklu wykładów, prowadzenie zajęć dydaktycznych, badania terenowe, itp.

Cel wyjazdów długoterminowych pracowników i doktorantów został określony przez poszczególne uczelnie partnerskie.

Formy finansowania wyjazdów pracowników i doktorantów UJ w ramach porozumień bilateralnych:

1. W przypadku uczelni partnerskich, które pokrywają pracownikom i doktorantom UJ koszty pobytu (bezpłatne zakwaterowanie i diety lub stawkę ryczałtową na pobyt), Uniwersytet Jagielloński pokrywa koszty ubezpieczenia na podstawie „Wniosku wyjazdowego”, a jednostki macierzyste mogą pokryć koszty podróży i przyznać jedną dietę dojazdową lub inne świadczenia płatne z różnych źródeł.

2. W przypadku uczelni partnerskich, które zapewniają pracownikom i doktorantom UJ tylko bezpłatne zakwaterowanie, Uniwersytet Jagielloński pokrywa koszty ubezpieczenia na podstawie „Wniosku wyjazdowego”, DWM wypłaca diety w wysokości 20 EUR, jednostki macierzyste mogą pokryć koszty podróży i przyznać jedną dietę dojazdową oraz ewentualnie pokryć różnicę między dietą przyznaną przez DWM a stawką na dany kraj wynikającą z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

3. W przypadku uczelni partnerskich, które nie pokrywają pracownikom i doktorantom UJ kosztów pobytu, Uniwersytet Jagielloński pokrywa koszty ubezpieczenia na podstawie „Wniosku wyjazdowego”, a DWM wypłaca dzienną stawkę ryczałtową na pobyt: pracownikom – 80 EUR, doktorantom – 50 EUR. Jednostki macierzyste mogą pokryć koszty podróży i przyznać jedną dietę dojazdową.

We wszystkich przypadkach:

- wyjazd jest możliwy po otrzymaniu potwierdzenia przyjęcia z uczelni partnerskiej,

- uczestnicy wymiany dokonują zakupu biletów wyłącznie w firmie wyłonionej w drodze przetargu ogłaszanego przez UJ, jeśli ich podróż jest finansowana ze środków jednostki macierzystej,

- uczestnicy wymiany są ubezpieczani (koszty leczenia i od następstw nieszczęśliwych wypadków podczas zagranicznych podróży służbowych) w firmie wyłonionej w drodze przetargu,

- uczestnicy wymiany bilateralnej składają formularz „Zgłoszenie na wymianę bilateralną” zawierający deklarację zarezerwowania środków jednostki (podpisaną przez dysponenta środków/kierownika jednostki oraz dziekana wydziału) zgodnych z liczbą wnioskowanych dni. W przypadku pracowników przy wyjazdach dłuższych niż 30 dni deklaruje się tylko 30 dni; w przypadku doktorantów udających się do uczelni amerykańskich i do Wiednia przy wyjazdach dłuższych niż 15 dni deklaruje się tylko 5 dni,

- uczestnicy wymiany powinni wskazać jednostkę oraz partnera/partnerów na uczelni przyjmującej (nie jest wymagane wcześniejsze nawiązanie kontaktu z partnerami uczelni zagranicznej),

- koszt jednego osobodnia wynosi obecnie 200 zł. DWM wysyła do jednostki deklarującej zarezerwowanie środków notę obciążeniową za zrealizowane wyjazdy pracowników/doktorantów pod koniec grudnia,

- osoby, które rezygnują z przyznanych im wyjazdów, zobowiązane są do niezwłocznego pisemnego powiadomienia o tym DWM – nie ma możliwości przesuwania wyjazdów na następny rok,

- minimum 10 dni przed planowanym wyjazdem uczestnicy wymiany bilateralnej winni złożyć „Wniosek wyjazdowy” w DWM, Sekcja ds. wyjazdów, Czapskich 4, pok. 11.